Notre article regroupe 10 étapes pour le déploiement d’un ERP sur votre réseau de magasins de négoce. A ce stade du projet, vous avez défini vos besoins, peut-être même rédigé un cahier des charges, défini votre équipe projet en interne et vous avez choisi votre éditeur ou intégrateur. Que va-t’il se passer à partir de maintenant ? DL Négoce vous délivre les grandes étapes de déploiement d’un ERP.
1. Avant le déploiement de votre ERP : l’audit
Bien que très souvent réalisé après la signature du partenariat, l’audit dans le cadre du déploiement de votre ERP peut intervenir avant le démarrage du projet. Il crée le lien entre ce que vous voulez sur le plan fonctionnel et le budget annoncé par le prestataire que vous avez choisi. Il est réalisé en parallèle de la rédaction du cahier des charges de votre outil ERP.
L’audit se compose de deux parties :
L’audit fonctionnel qui permet de recenser de manière détaillée les différents process de votre négoce ainsi que les process que vous souhaitez mettre en place demain lors du déploiement de votre ERP. Cet audit tourne autour de :
- Organisation générale
- Gestion de produit
- Gestion commerciale
- Organisation logistique et approvisionnement
- Gestion des stocks
- Reprise de données
- Comptabilité, etc.
Cet audit est réalisé par une chef de projet qui va « interviewer » les différents utilisateurs et consigner chaque process sur un document dédié. Il servira à la restitution de cet audit et à la mise en place de l’environnement de test avant le déploiement de l’ERP au sein de votre entreprise.
L’audit technique, quant à lui, va permettre de valider que votre infrastructure matérielle (serveur, postes de travail, douchette/scan, terminaux mobiles, …) est compatible avec votre nouvelle solution ERP.
L’objectif de cette phase : définir les process, valider l’infrastructure matérielle et livrer des recommandations le cas échéant.
2. La phase de cadrage 🔧
Prochaine étape du déploiement de votre ERP : la phase de cadrage. Elle se matérialise par une réunion de projet, aussi appelée comité de pilotage. Elle permet de :
- Définir les équipes projet (prestataire et interne à l’entreprise)
- Présenter les responsabilités de chacun (qui fait quoi ?)
- Établir un 1er rétro-planning du projet
- Faire la restitution de l’audit pour valider la compréhension des process et des besoins et présenter les éventuelles recommandations
3. La reprise de données💻
La reprise de données est une phase clé dans le cadre du déploiement de l’ERP. C’est à ce moment que vous allez définir avec votre prestataire le périmètre des données que vous allez intégrer dans le futur ERP. La plupart du temps, les entreprises profitent du changement d’ERP pour faire le ménage dans leur base de données, supprimer ce qui doit l’être, étoffer des fiches produits, ajouter des unités, …
Cette première reprise de données servira à alimenter la base test.
4. La base test
Autre étape cruciale du déploiement de l’ERP : la base test. Elle intervient une fois les process définis suite à l’audit et la base de données reprise de votre ancien ERP. Vous disposez d’une base test appelée aussi “Environnement de test”.
C’est cet environnement de test qui va vous permettre de valider par vous-même les différents process de votre entreprise avant le déploiement définitif de votre ERP. Cet environnement sera le reflet de ce que vous aurez le jour de la mise en production (sauf développements complémentaires à réaliser par la suite).
A ce stade, votre prestataire commence à dispenser les formations pour les utilisateurs pilotes, définis en amont. Ce sont ces utilisateurs qui vont valider les process de cet environnement de test avant la mise en production.
5. Les développements complémentaires
Il arrive parfois que l’audit révèle des écarts fonctionnels entre vos besoins et les fonctionnalités proposées, en standard, dans votre futur ERP. Il est donc parfois nécessaire d’adapter, avant le déploiement de votre ERP, votre organisation interne.
Ou alors, cela implique de faire des développements complémentaires dans le logiciel afin qu’il colle parfaitement à vos besoins.
6. Le paramétrage 🔨
La phase de paramétrage consiste à créer les environnements techniques qui vont accueillir votre nouvel ERP et à paramétrer l’ERP. Configuration des postes de chaque utilisateur, paramétrage des imprimantes et autres périphériques, configuration du serveur si vous n’avez pas opté pour un mode Cloud ou hébergé, paramétrage des droits d’accès des utilisateurs, réseaux, sécurités, etc.
Ce paramétrage peut se faire à distance mais la plupart du temps nécessite une intervention technique sur site pour tout ce qui concerne la partie matérielle.
7. Les tests & recettes
Cette étape dans le déploiement de votre ERP est très importante. C’est en effet à ce moment précis que l’on valide l’ensemble des process et le bon fonctionnement avant le démarrage final. A ce stade, la reprise de données définitives a lieu et les derniers développements complémentaires sont vérifiés et validés.
8. La formation 👨💻
Quelques semaines avant le démarrage du nouvel ERP, l’ensemble des utilisateurs est formé. Le programme de formation est adapté selon le profil de l’utilisateur, selon le poste qu’il occupe dans l’entreprise et ses besoins. Un magasinier ne sera pas formé sur les mêmes sujets qu’un vendeur comptoir ou un ATC terrain. Il n’est pas rare qu’une partie des formations utilisateurs soit dispensée par les utilisateurs pilotes.
9. La mise en production
Le jour J est enfin arrivé ! L’ERP est en production, l’ensemble des utilisateurs est formé au nouvel outil. Lors de cette phase de mise en production, votre prestataire est dans vos locaux et vous accompagne durant 2 jours minimum pour être disponible pour les utilisateurs durant les premières heures d’utilisation. Un ou plusieurs chefs de projets vous accompagnent dans cette phase de démarrage.
10. L’accompagnement 🤝
L’accompagnement des utilisateurs se poursuit en général durant les 90 jours qui suivent le démarrage. Les utilisateurs ont un accès privilégié avec le ou les chef(s) de projet qui ont géré le projet depuis le début. A J+30, la première facturation fin de mois est également un passage très délicat et est suivie de près par votre prestataire qui va vous accompagner durant cette phase et s’assurer que cette première facturation fin de mois se déroule bien. A l’issue des 90 jours, on vient mesurer l’adhésion des utilisateurs au nouvel outil et apporter des ajustements ou points de formation complémentaire le cas échéant.
Conclusion
Il faut en moyenne entre 3 et 12 mois pour mettre en place le déploiement de votre ERP. Bien sûr cela dépend de la taille de l’entreprise, du nombre d’utilisateurs, de la couverture fonctionnelle exigée, si des développements spécifiques complémentaires sont nécessaires, etc.
Votre prestataire doit vous accompagner tout au long du projet et même après.
