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La reprise de données est une phase essentielle dans le projet de changement d’un logiciel de gestion. Et c’est très souvent un sujet sensible. Les questions sont nombreuses quand elle est abordée. Quelles sont les données à reprendre ? Sur quelle période ? Et surtout, qui doit se charger de ces opérations délicates ? 

Pas de panique ! DL Négoce fait le point à vos côtés et revient sur les étapes essentielles de la reprise de données.

1. Analyser et extraire les données 🔍

Le changement de logiciel de gestion est souvent l’occasion de remettre les choses à plat. Faites le ménage dans votre base, inutile de reprendre des éléments qui polluent votre base depuis des années.

Votre reprise de données est l’occasion de repartir sur une base saine. Deux écoles s’affrontent généralement : 

  • Faire le ménage avant de se lancer dans la reprise de données via des exports excel, en provenance de votre logiciel actuel. Vous avez une base de données propre, prête à rentrer dans votre nouveau logiciel. 
  • Faire le ménage après, c’est-à-dire en intégrant votre base actuelle dans votre nouveau logiciel. C’est à ce moment que vous vous chargez de nettoyer et de corriger vos données. 

Votre nouvelle solution ERP doit vous permettre de traiter de façon rapide et intuitive votre base de données. Des outils d’import/export, structure d’accueil, intégrés nativement dans votre logiciel, limitent ainsi les erreurs et vous aiguillent tout au long de cette étape délicate.

Quelles données reprendre ?

Il existe différents types de données et toutes ne sont pas bonnes à reprendre. Certaines données peuvent être mises de côté.

Nous distinguons 2 types de données :

Les fichiers de base : 

Les fichiers de base sont toutes les informations liées à :

  • Vos clients (contact, l’adresse, le mode de règlement, échéance, de paiement, catégorie du client, encours …) 
  • Vos fournisseurs (nom, contact, …)
  • Vos articles (descriptif de l’article, dimensions, unités, …)
  • Et vos tarifs et conditions tarifaires

Les fichiers de mouvements

Les fichiers de mouvement comprennent : 

  • Vos carnets de commandes clients et fournisseurs,
  • Vos devis
  • Vos factures
  • Votre stock. 

Nous déconseillons de reprendre l’historique des mouvements car, d’un ERP à un autre, des modifications infimes ont pu être faites. Changement d’une unité, d’un code barre… Et c’est l’erreur assurée !

Cependant, la base antérieure reste en général disponible sur un environnement à part, conservé par l’entreprise et consultable à tout moment comme archive.

Bien sûr, la valorisation du stock doit être reprise et intégrée dans le nouvel ERP. Pour cela, lors de votre reprise de données, trois choix sont possibles :

– Reprise du stock de l’ERP actuel

– Inventaire sur l’ERP actuel, extraction et intégration dans le nouvel ERP

– Inventaire sur nouveau logiciel

📅Sur quelle période devez-vous remonter au maximum ?

Une reprise de données n’est pas une mince affaire. Nous vous conseillons de limiter vos données à vos 2 dernières années d’activité, en vue de limiter un volume de données trop important et inutile. 

Les avantages

Une reprise de données mesurée permet de :
  • faire le ménage sur ses anciens/nouveaux clients, ainsi que les articles, les fournisseurs, les tarifs…
  • réfléchir à une nouvelle codification d’articles,
  • établir un nouveau plan de vente (catalogue),
  • Simplifier sa politique tarifaire
  • Revoir les articles qui posent problèmes au quotidien (Unités, conditionnements ..)
  • etc.

La gestion d’activité est simplifiée et vous vous concentrez uniquement sur les éléments actifs !

Un accompagnement pour votre reprise de données

Bien sûr, votre éditeur est là pour vous aiguiller dans votre reprise de données, il doit vous apporter des outils ; tables de correspondance qui vous permettront de faire coïncider les champs de votre ancien ERP au nouveau, des conseils dans la  construction de votre plan de vente, formation aux techniques d’import/export de votre futur ERP, mise à jour et enrichissement de votre base de données, …

2. Intégration des données et recette dans la base test 💻

Seconde étape et pas des moindres : l’intégration des données dans la base test. Cette étape cruciale comprend l’intégration des données de l’ancien ERP vers le nouveau. Votre reprise de données continue son chemin vers un tout nouvel environnement : la base de test, aussi appelée base école. 

Cette base école va vous permettre de vérifier ce qui doit l’être avant d’intégrer vos données définitives dans l’environnement de production, c’est-à-dire l’environnement final. On arrive alors à la phase de recette.

3. Organiser la validation de la reprise des données 👍

Une fois vos données intégrées et nettoyées, vous allez devoir les vérifier. Pour cela, il existe des outils et des techniques qui vont vous permettre de vous aiguiller et de vous organiser.

A ce stade, deux points importants sont à prendre en compte

  • L’organisation de la recette : Que dois-je recetter ?
  • Le planning de recette : Quelles sont mes échéances ?

Pour cette étape de recette, il est pertinent de mettre en place un document collaboratif qui sera partagé à l’ensemble des acteurs du projet. Ce document liste les points suivants :

  • Les étapes d’intégration et de test avec un état d’avancement
  • Le rôle de chacun, qui recette quoi ? Certains éléments seront vérifiés par votre éditeur, d’autres devront l’être par vos équipes.
  • Les anomalies à corriger : problèmes d’unités, de conversion, code barre, etc. 

Pour vous aiguiller dans votre recette, votre éditeur peut vous fournir un guide qui peut prendre la forme d’une liste de points à vérifier. Cette liste ne sera jamais exhaustive mais elle vous aidera considérablement à organiser votre recette.

Par exemple :

  • Vérifier le nombre d’articles repris : Comment ? 👉 Comparaison nombre initial / Nombre importé
  • Vérifier la codification des articles : Comment ? 👉 Totalité du code repris, pas de caractères spéciaux
  • Vérifier les unités de mes articles : Comment ? 👉 Sur une sélection d’articles significatifs vérifier si les différentes unités ont bien été reprises avec les bons acteurs de conversion
  • Vérifier le contenu du tarif / Valider le tarif d’un article : Comment ? 👉 Sur une sélection d’articles significatifs (ex : Avec conversions d’unités),
  • Vérifier les champs de votre fiche article :
    • Fournisseur 
    • Date d’application 
    • Prix brut d’achat 
    • Remises 
    • Frais 
    • Prix de revient 
    • Tarifs de ventes HT et TTC 

Votre reprise de données doit être organisée et maîtrisée. Pour ne pas procrastiner ou risquer de se perdre dans les différentes étapes, un calendrier est établi. Il alloue un temps à chaque étape et limite les dérives de planning. Ainsi, la date de démarrage du projet initial n’est pas impactée.

Votre éditeur vous accompagne tout au long de cette étape et organise des points réguliers pour s’assurer que le planning est respecté et répondre à vos interrogations.

💡 A retenir pour votre reprise de données 

Vous l’aurez compris, la reprise de données est un point crucial dans un projet de changement d’un ERP. Profitez du changement de votre ERP pour faire le ménage dans votre base de données, faites le deuil de vos données ancestrales, faites les mises à jour qui s’imposent depuis longtemps, réorganiser votre base, enrichissez-la, c’est le bon moment pour le faire, après, nous le savons par expérience, c’est trop tard, le quotidien reprend vite sa place. Enfin, organisez-vous et choisissez un prestataire qui saura vous accompagner tout au long de cette étape délicate.

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