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Diriger une entreprise de négoce implique de suivre l’activité dans son ensemble. Difficile cependant d’avoir un regard sur tout à chaque instant et d’être proactif dans sa prise de décision. Avoir une vision claire sur sa chaîne d’achat, de vente, sur ses stocks, les tarifs pratiqués par ses vendeurs, … est pourtant essentiel pour prendre les bonnes décisions. C’est là qu’interviennent les outils de Business Intelligence. Ces outils se démarquent du fait qu’ils vont bien au-delà de la simple représentation des chiffres. DL Négoce fait un zoom sur la business intelligence et les indicateurs clés pour le négociant de matériaux.

Définition de la Business Intelligence (BI) 🧠

De nombreux négociants font appel à Excel pour réaliser leur suivi de performances. Un outil très séduisant pour les entreprises. Peu cher, facilement accessible, intuitif et très souvent connu de tous… Cependant, Excel demande une certaine maîtrise s’il on veut s’en servir comme un outil d’analyse puissant et présente néanmoins ses limites.

Il est nécessaire que vos indicateurs de performance soient calculés et analysés par un logiciel dédié. C’est là que rentre en jeu la Business Intelligence. 

La Business Intelligence (BI) est un processus technologique d’analyse des données et de présentation d’informations pour aider les dirigeants, managers et autres utilisateurs finaux de l’entreprise à prendre des décisions business éclairées.

Quelle forme prend-elle ?

La Business Intelligence désigne toutes les infrastructures, les pratiques, les outils et logiciels qui participent à l’analyse des indicateurs de performance de l’entreprise. Elle a pour but d’analyser, mais aussi d’accélérer la prise de décision des dirigeants. 

Les données collectées prennent des formes variées : statistiques, tableaux dynamiques, graphiques, visualisation des données, etc. L’affichage est fait de manière concentrée, claire et concise sur une seule plateforme avec la possibilité de moduler un grand nombre de variables de manière totalement dynamique.

Quels sont les bénéfices immédiats d’un outil de BI intégré à son ERP ? 💡

Tout dirigeant de négoce dispose d’un outil ERP/logiciel de gestion. Grand indispensable pour votre gestion quotidienne, c’est lui qui vient vous apporter un éclairage quant à votre marge de manœuvre. Le fait de connecter votre outil ERP à un outil BI vous permet de :

  • D’avoir une vision 360° sur l’intégralité de votre entreprise de négoce. Vous avez un périmètre d‘analyse sur votre gestion des stocks, vos ventes et vos achats, etc. Chaque donnée pouvant devenir une variable d’analyse. 
  • Vous avez une bien meilleure maîtrise de votre activité. Votre BI vous permet d’analyser et de pré-paramétrer certaines données qui peuvent générer des alertes le cas échéant. Ainsi, en cas de dysfonctionnement, le souci peut être réglé rapidement. 
  • Vous gagnez non seulement en autonomie, mais aussi en rapidité d’exécution. Vous analysez automatiquement les données, de façon dynamique, sur le périmètre que vous avez choisi. La présentation est faite instantanément, pour des résultats clairs et concis.
  • Vous partagez l’information aux responsables de site : tableaux croisés dynamiques préenregistrés, export Excel, favoris, … pour mener des actions qui seront partagées par vos équipes managériales.

Votre outil de BI devient un véritable co-pilote dans le pilotage de l’activité de votre négoce.

Quels indicateurs de performance attendre d’une solution de BI dédiée au négoce de matériaux ? 👇

En tant que négociant de matériaux, certains indicateurs clés sont incontournables pour bien gérer votre activité. Zoom sur notre Top 10 :

1. La rotation des stocks : Vous savez à quelle période de l’année vous avez opéré vos rotations et surtout, sur quels produits. Vous avez une meilleure analyse de vos produits – en vue de négociations fournisseurs mieux exécutées d’une année sur l’autre. 

2. La variation du chiffre d’affaires et de la marge : Vous analysez pourquoi votre CA a augmenté, quels produits ont dégagé le plus et le moins de bénéfices… En vue d’une marge contrôlée.

3. Les analyses de prix forcés : Vous êtes alerté d’éventuelles dérives en matière de prix de vente pratiqué.

4. Le suivi des stocks dormants : Les stocks dormants sont analysés rapidement. Vous pouvez ainsi réfléchir à réaliser des offres promotionnelles par exemple, et identifier rapidement les produits qui ne marchent pas…

5. Les meilleures ventes : Vous savez quels sont les produits, les familles de produits, … qui se vendent le plus sur une période donnée et ce à l’instant T.

6. Les écarts sur prix de base (conditions tarifaires)

7. La liste des factures en attente de règlement

8. Le suivi des encours

9. Le classement 20/80, EABC par article

10. La fréquentation par semaine, mois, année et par type de vente 

Bien sûr, votre outil de BI est capable de vous apporter une multitude d’indicateurs, paramétrables en amont et modifiables à souhait. Chaque variable de votre base de données peut devenir un champ d’analyse et vous apporter les clés pour un pilotage efficace.

Par exemple : indicateurs clés sur les ventes à perte, les avoirs, les gains sur achat, stocks négatifs, retards de livraison, … sur une période donnée, année, mois, trimestre, jour, sur une plage de dates précises, … sur l’une ou plusieurs de vos agences en particulier, sur une famille de produits, une catégorie de client, …

Conclusion

Au-delà de simples tableaux de bord, l’outil de BI est un puissant outil d’analyse qui accompagne le dirigeant dans sa gestion quotidienne. Il l’aide à prendre les bonnes décisions et être proactif.

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